Tanto en casa como en la oficina, loas papeles, las facturas, los tiquets, las intrucciones...pueden llegar a crear un desorden importante en nuestro alrededor. Y el desorden (aunque algunas personas aprendan a convivir con él), no nos aporta esa seguridad y bienestar del que hablábamos. Mantener nuestros papeles organizados no es tan difícil si tienen un sitio y dedicamos un tiempo de vez en cuando a "hacer limpieza".
En nuestro servicio para aprender a organizarnos y a gestionar mejor nuestro tiempo, me he encontrado con varios casos en los que la organización de los documentos en casa supone un agobio a diario, y un "no saber por donde empezar" que suele tener un poco preocupadas a algunas personas. Por eso he decidido hablaros de esto hoy, para daros algunos trucos para mantener vuestro papeleo organizado.
Mi intención es proponeros 3 sencillos pasos con los que mantendréis esta parte de vuestro hogar/oficina en orden sin tener que dedicarle demasiado tiempo. Vamos allá:
1. TENER UN SITIO DÓNDE GUARDAR LOS DOCUMENTOS DE FORMA PRÁCTICA. Los documentos llegan cuando llegan y no siempre disponemos del tiempo para leerlos, decidir si queremos guardarlos o no y dónde lo hacemos. Así que un buen truco para no tenernos que preocupar por esto pero tampoco dejar los papeles acumulados en un montón encima de la mesa del comedor, es tener un archivador en un lugar visible y accesible, para poder guardar el documento temporalmente y de forma práctica sin tener que preocuparnos por nada más. Evidentemente el documento no se va a quedar ahí, pero de eso nos podremos ocupar en otro momento. Por ahora estará guardado y relativamente organizado y si lo necesitamos en cualquier momento, sabremos dónde encontrarlo. La idea no es meterlo en el archivador sin pensar, sino que en él haya una pequeña clasificación previamente pensada para que a la hora de guardarlo definitivamente sea mucho más práctico todo.
2. CADA COSA EN SU SITIO. Y aquí entra mi parte favorita: tener material útil para guardar cada cosa. Cajas, archivadores, carpetas, separadores, post-its de colores, etiquetas... No es necesario gastarse demasiado dinero en esto; es muy probable que tengamos mucho material de este por casa y lo podremos aprovechar, pero la idea es tener un lugar donde guardar cada cosa. Y ese lugar tiene que estar un poco pensado. Por ejemplo, si queremos guardar facturas que necesitemos localizar por fecha, buscaremos un archivador que nos sirva para eso y no una simple caja. Si queremos ordenar las instrucciones de los diferentes electrodomésticos de casa, podemos meterlos en una caja (porque las medidas son muy variables) y añadir separadores para encontrar las cosas más fácilmente, etc. Por otra parte, tendremos que buscar un espacio en casa en el que guardar todas estas carpetas, cajas y demás. Si lo tenemos todo más o menos junto, nos facilitamos la vida a la hora de buscar luego cualquier cosa.
3. ESPACIO LIMITADO. Aquí es dónde pasamos a la acción.Una vez tenemos los documentos separados y el material para guardar cada uno de ellos, toca establecer una rutina de organización. Algo que a mí me funciona muy bien es, cuando veo que un apartado del archivador está lleno, entonces toca dedicar un ratito a organizar esos papeles en su correspondiente sitio, o decidir si tengo que tirar algo. Y, una vez vamos teniendo los documentos guardados, es importante también que hagamos limpieza de vez en cuando. Seguramente habrá papeles que ya no necesitemos y hay que dejar espacio para los nuevos y para que nuestro espacio dedicado a guardar documentos no se llegue a convertir en un armario entero. Es decir, si tenemos una carpeta para guardar facturas, vamos a mantener solamente una carpeta, ya que seguramente las facturas de hace 7 años ya no serán necesarias.
Con estos tres pasos mantendremos la organización sin tener que dedicar demasiado tiempo y haciéndonos la vida mucho más cómoda. Además, como cada paso se hace en un momento diferente, no tendremos esa sensación de haber dedicado toda una tarde a organizar nuestros papeles, sino que dedicando pequeños ratitos lo tendremos todo perfectamente organizado.
No hay comentarios:
Publicar un comentario